Zoeken
  • Businesscenter De Regio

Online vergaderen: een opportuniteit of valkuil?

Met de uitbraak van het coronavirus zijn we allemaal genoodzaakt thuis te blijven in quarantaine. Hoewel dit ervoor heeft gezorgd dat een groot deel van de economie platligt, zijn andere bedrijven op zoek gegaan naar alternatieve werkmethoden.


Een van die methoden is het online vergaderen van thuis uit. Er gaan steeds meer stemmen op om het thuiswerken ook na de coronacrisis door te trekken. Maar zijn er enkel maar voordelen aan het online vergaderen of brengt dit ook nadelen met zich mee? We zetten de verschillende argumenten op een rijtje.


Hoe gaat online vergaderen in zijn werk?

Online vergaderen is een mogelijkheid geworden sinds de opkomst van het digitale tijdperk. Het stelt mensen in staat om te vergaderen over belangrijke zaken zonder fysiek aanwezig te moeten zijn in eenzelfde ruimte.


Een online vergadering kan makkelijk worden opgezet door een webbrowser applicatie of software die gedownload kan worden. Programma´s als Skype, Microsoft Teams, Zoom of Google Hangouts zijn erg populair bij online vergaderen.


De voordelen van online vergaderen

Wat zijn de voordelen van online vergaderen?


Je bespaart heel wat tijd

Waar voor een fysieke vergadering menigeen veel moet reizen is dit voor een online vergadering helemaal niet nodig. Niet zelden zit je urenlang in de trein zitten of zelfs in het het vliegtuig om een vergadering bij te wonen. Tijdrovend dus! Zeker wanneer tijd geld is, is het voordeel van online vergaderen hier dus niet te onderschatten.


Het is kosteneffectief

Zoals je misschien al kunt raden, maar het traditionele vergaderen kost enorm veel tijd en daarmee ook geld. Een vergadering die een uur duurt, vraagt al snel 2 uur per persoon. Een vergadering met 6 mensen kost dus al snel 12 uur werktijd. Ook de effectieve reiskosten kun je niet vergeten hierin. Of je nu naar Brussel moet of naar New York, het is een uitgave die je misschien liever had geïnvesteerd in andere zaken van je bedrijf. Online vergaderen daarentegen kost vrijwel niets, gezien je enkel over een goede

internetverbinding moet beschikken en de noodzakelijke software geen enorme uitgave hoeft te zijn.


Het is makkelijker te organiseren

Stel, je wilt gaan vergaderen met anderen die over de wereld verspreid zitten. Dit brengt heel wat uitdagingen met zich mee. Niet alleen moet je een locatie gaan vinden waar je met z´n allen kunt afspreken om te vergaderen, maar iedereen zal heel wat tijd in zijn agenda moeten vrijmaken.


Online vergaderen maakt al dat velen veel flexibeler zijn in hun agenda. Een online meeting is vele malen makkelijker in te passen dan een traditionele vergadering.


Korte vergaderingen zijn nu ook mogelijk

Gezien de vele inspanningen die het organiseren van een vergadering vragen, wil je uiteraard dat hier veel uit voortvloeit. Hierdoor worden vergaderingen vaak uitgesteld tot er meer aandachtspunten zijn om te bespreken. Resultaat? Er wordt slechts maandelijks of nog later vergaderd.


Online vergaderen is veel eenvoudiger te regelen en hoeft geen aanslag op de agenda van een druk bezet iemand te zijn. Hierdoor is het ook mogelijk om korte en krachtige vergaderingen te houden. Ideaal voor als je bijvoorbeeld even snel wil brainstormen.


Gemakkelijker om vergaderingen bij te wonen

Als bijvoorbeeld een aandeelhouder van een buitenlands bedrijf is het niet altijd makkelijk om een zakenmeeting bij te wonen. Het zorgt niet alleen voor een extra kost, maar het neemt ook tijd in beslag. Online vergaderen zorgt ervoor dat een aandeelhouder makkelijker de vergadering kan bijwonen zonder veel moeite.


Delen van presentaties en documenten wordt makkelijker

Een ander voordeel van online vergaderen is dat het delen van presentaties en documenten eenvoudiger wordt. Er hoeft niet meer gezorgd te worden voor een uitgeprinte versie van alles wat besproken wordt. Een simpele klik op de knop volstaat om alles te delen met de deelnemers van de vergadering.


De nadelen van online vergaderen

En wat zijn de nadelen van online vergaderen?


Achtergrondlawaai

Wie in deze coronatijden al heeft online vergaderd zal het misschien hebben ervaren. Je werk en privé gescheiden houden is niet makkelijk wanneer je hele gezin 24 uur op 24 onder hetzelfde dak leeft. Online vergaderen mag het dan wel makkelijker maken om in contact te blijven met collega´s, maar vaak hoort daar de nodige afleiding bij. Filmpjes van kinderen die plots om iemands aandacht vragen zijn tijdens het online vergaderen zijn niet voor niets plots viraal gegaan.


Non-verbale communicatie verloopt moeilijker

Online vergaderen betekent over het algemeen dat de communicatie beperkt blijft tot de stem en in het allerbeste geval gezichtsuitdrukkingen. Nochtans is de lichaamsuitdrukking een belangrijke component in de communicatie en helpt het ons om makkelijker duiding te geven bij hetgeen we uitleg over verschaffen.


Dit onderdeel in het communicatieproces gaat dus verloren en dan hebben we het nog niet over het feit dat je al snel even uit beeld verdwijnt tijdens online vergaderen.


Gebrek aan menselijk/ sociaal contact

Wanneer online vergaderingen hun traditionele variant gaan vervangen ontstaat er het nadeel dat alle contact tijdens de vergadering beperkt blijft tot het zakelijke. Geen handdruk meer bij het ontmoeten, geen kort praatje achteraf..

Vergaderingen worden meer zakelijk en het sociale aspect waar de mens nood aan heeft verdwijnt helemaal.


Als we deze lijn gaan doortrekken naar thuiswerk gecombineerd met online vergaderingen wordt dit alleen maar erger. Het contact met collega´s ontbreekt helemaal en mensen gaan zich steeds eenzamer voelen met alle gevolgen van dien.


Afleidingen

Vergaderingen vergen alle concentratie van iedereen die deelneemt. Bij online vergaderingen kan deze concentratie minder worden omdat er wordt vergaderd vanuit een vertrouwelijke omgeving. Hierdoor kan de drang om vlug even je mails te checken of een kopje koffie te halen groter zijn dan wanneer je in een grote vergaderzaal zit.


Technische belemmeringen

De opkomst van het digitale tijdperk mag het dan wel makkelijker hebben gemaakt om videoconferenties te houden, maar makkelijker betekent niet altijd eenvoudig. Vooraleer je een goede online vergadering wil houden, moet iedere deelnemer vertrouwd zijn met de software die je gebruikt hiervoor.


Het is dan ook niet ongewoon dat een deelnemer moeilijkheden heeft met het juist gebruiken van de software. Het onverwachts uitvallen van deelnemers of storingen in de verbindingen zijn moeilijkheden die in bijna iedere online vergadering voorkomen. We durven zelfs stellen, hoe meer deelnemers de vergadering heeft, hoe meer problemen zich voordoen.


Zakenrelaties ontwikkelen is belangrijk

We hadden het eerder al over het nadeel van een gebrek aan sociaal contact en wat dit doet met de menselijke kant. Die lijn kunnen we ook doortrekken in de zakenwereld waar het belang van zakenrelaties niet te onderschatten is. Omdat online vergaderen toch onpersoonlijker is dan een real life ontmoeting, wordt het ook moeilijker om stevige zakenrelaties uit te bouwen.


Stress door online meetings

Doordat een online vergadering makkelijk is op te starten en minder tijd kost dan een vergadering in eenzelfde ruimte, gaan mensen vaak denken dat het er nog maar snel even bij kan. Hierdoor wordt er steeds vaker geen rekening meer gehouden met de kantooruren, waardoor een ´vlugge´ online vergadering steeds vaker voorkomt.

Hierdoor wordt de lijn tussen privé en werk flinterdun, zeker omdat het ook vanuit je eigen thuis kan. Helaas is dus geen voordeel, want gelijkaardig met mails zorgt dit ervoor dat steeds meer mensen het gevoel hebben steeds bereikbaar te moeten zijn wat extra stress met zich meebrengt.


10 keer bekeken0 reacties

Recente blogposts

Alles weergeven